Per chi sta per andare in vacanza ci sono mille cose da finire per potersi godere le ferie senza pensieri. Se si lavora in un ambiente internazionale o se si hanno semplicemente clienti all’estero, uno di questi task potrebbe essere l’ultima mail da scrivere prima di andarsene, come l’irrinunciabile “ooo”, l’out of office. Per far sì che il contenuto della propria mail sia chiaro e conciso può essere utile ricorrere ad alcune semplici abbreviazioni di uso comune.
“I termini utilizzati in questi casi sono spesso di origine inglese; in passato erano usati soprattutto in contesti internazionali, ma ormai si sono fatti strada anche nell’ambiente lavorativo italiano e sebbene possano risultare un po’ ostici, fanno parte del linguaggio business di oggi”, commenta Giulia Depentor, Senior Content Producer della Rivista di Babbel.
Per aiutare tutti coloro che si trovano alle prese con la stesura dell’out of office ma anche chi, tornato dalle vacanze si trova a dover decifrare decine di mail accumulate durante la propria assenza, Babbel ha stilato una lista delle abbreviazioni inglesi più comuni da sapere per essere sempre sul pezzo, anche nell’ambiente internazionale.
Le abbreviazioni
- OOO – Out of office – Fuori ufficio
Sebbene sia ormai entrata a far parte del vocabolario degli italiani, è bene ricordare il significato della sigla OOO. Abbreviazione di Out of office, ovvero fuori ufficio, è il termine comunemente usato per informare della propria assenza dal luogo di lavoro e con cui si indica il messaggio di risposta automatica che riceve chi scrive durante la propria assenza. - FYI – For your information – Per tua/vostra informazione
Prima ancora di preparare l’out of office potrebbe essere una buona idea preannunciare la propria assenza durante uno scambio di mail già in corso. In questo caso l’acronimo da utilizzare è FYI (For your information) la cui traduzione letterale è “per tua/vostra informazione” - BTW – By the way – A proposito…
“BTW non sarò in ufficio nei prossimi giorni…” A qualcuno sarà sicuramente capitato di leggere una mail di questo tipo senza però sapere con esattezza il significato dell’abbreviazione utilizzata. BTW non è altro che l’acronimo di By the way, che significa semplicemente “a proposito”. - ATM – At the moment – Al momento
Se si vuole trovare un modo semplice e veloce per comunicare la momentanea assenza dall’ufficio si può utilizzare il termine ATM la cui traduzione letterale è, appunto, “al momento” - ASAP – As soon as possible – Il prima possibile
Nell’out of office è sempre bene far sapere quando si tornerà in ufficio e da quando si sarà nuovamente operativi. Se tuttavia si preferisce rimanere sul generico si può semplicemente comunicare che si cercherà di rispondere alla mail ricevuta ASAP (pronunciato con l’accento sulla prima A), ovvero “al più presto”. - EOD – End of day – Fine della giornata lavorativa/ Fine della giornata
Quando si è in ferie l’ideale sarebbe staccare totalmente dal lavoro ed evitare di controllare le mail. In caso di urgenze però può essere necessario fornire la propria reperibilità. Un buon compromesso per essere raggiungibili, godendosi tuttavia le vacanze, potrebbe essere informare nella propria mail di out of office che, sebbene si è fuori ufficio, si cercherà di rispondere alla mail entro fine giornata, ovvero EOD (End of day). - HTH – Hope this helps – Spero sia d’aiuto
In propria assenza è bene indicare nell’out of office il contatto di una persona alla quale potersi rivolgere durante la propria assenza. Se si vuole rendere il proprio messaggio più garbato e personale si può terminare la mail con “HTH!” – abbreviazione di Hope this helps – che in italiano significa “spero (che questa informazione) sia d’aiuto”.
Il podcast per saperne ancora di più
E se ancora non si è capito tutto, qui si può sentire un podcast di 4 verticale, in cui Giulia Depentor e Stefano Nucera spiegano come usarli.
Ascolta “Le abbreviazioni da ufficio (in inglese)” su Spreaker.
