Come gestire i messaggi “Out of Office”

di Enrico Net

Quando ci si assenta da casa o dall’ufficio, si dovrebbe fare attenzione ai messaggi automatici. Ecco i consigli di Proofpoint per non mettere a rischio le meritate vacanze

Quando si è in viaggio per lavoro o piacere è comune impostare il messaggio di out of office per avvisare chi ci scrive della nostra assenza. È vero che la produttività è importante, ma è fondamentale ricordare che le email vengono inviate anche da persone che non si conoscono e, in alcuni casi, questi possono essere cyber criminali con obiettivi pericolosi. I dettagli forniti nel messaggio automatico potrebbero anche essere usati per scopi fraudolenti e mettere in pericolo l’azienda.

I tre consigli di Proofpoint per creare il giusto equilibrio tra produttività e sicurezza:

#1: Limitare le informazioni condivise

Quando si sta preparando il messaggio, valutiamo attentamente cosa comunicare. La motivazione è semplice: chiunque potrebbe inviare un messaggio email al nostro indirizzo di posta quando siamo assenti. Non ci sono problemi se colleghi e collaboratori sanno che siamo in vacanza per due settimane, ma se il messaggio arrivasse tra le mani di un hacker che stesse cercando di rubare i nostri o della nostra azienda?

Quando possibile, è bene evitare di condividere:

  • Numero di telefono diretti (propri, del responsabile o di colleghi)
  • Numero di cellulare personale
  • Nomi, cariche e indirizzi email di altri membri dell’azienda
  • Date precise e dettagli sulla vostra assenza

Messaggio da evitare: Sono assente per partecipare alla conferenza XYZ fino alla fine del mese. In caso di urgenze, potete contattarmi sul cellulare, al numero 123-456-7890, o contattare la collega Jane Smith, jsmith@myorg.com o 412-555-1234, x111.

Messaggio consigliato: Sono assente. In caso di urgenza, potete chiamarmi sul cellulare o contattare un collega chiamando il centralino aziendale. Risponderò ai vostri messaggi appena possibile. 

Entrambe le risposte spiegano come procedere in caso di urgenza. I mittenti non informati – anche quelli pericolosi o indesiderati – riceveranno i dettagli sufficienti.

#2: Preparare risposte differenti per i mittenti interni ed esterni 

Alcuni strumenti email consentono di preparare risposte su misura per tipologia di mittente ed è bene utilizzarli. Ci si può fidare a fornire un nome o un numero di telefono a un dipendente interno, ma è importante non condividere mai dati privati come il numero di cellulare di un collega.

Quando si tratta di risposte per gli esterni, tornare al consiglio #1: rivelare il minor numero di dettagli possibile. Se non si hanno interazioni particolarmente importanti con l’esterno, si può evitare di impostare l’out of office, soprattutto se l’assenza sarà breve.

#3: Gestire le necessità prima di assentarsi  

I messaggi di out of office non devono essere il mezzo per fornire dettagli ai colleghi, che siano interni o esterni, soprattutto se si fa parte di un processo di approvazione di attività sensibili o critiche per l’azienda, come le seguenti:

  • Richieste o autorizzazioni per transazioni di denaro o pagamenti di fatture.
  • Trasmissione di informazioni legali, fiscali o sanitarie personali
  • Scambi che prevedano dati confidenziali o proprietà intellettuale

Prima di lasciare l’ufficio si raccomanda di identificare le persone che potranno contattarci in caso di urgenza, fornendo loro i giusti riferimenti. Ricordiamo che comunicazioni e attività legate a operazioni finanziarie dovrebbero essere sempre controllate e approvate dal vivo, non gestite solamente via email.

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