Mentre le autorità di tutto il mondo lavorano per contenere il coronavirus e cercano di impedirne la diffusione, le restrizioni ai viaggi messe in atto stanno inducendo molte società a ripensare alle strategie e modalità lavorative. Anziché recarsi in una regione in cui il loro volo di ritorno potrebbe essere a rischio di essere messo in quarantena, molte imprese si rivolgono alla videoconferenza, alla sincronizzazione e alla condivisione dei file e ad altre soluzioni di lavoro a distanza.
In Cina, dove è iniziata la malattia e dove le politiche di lavoro a distanza sono storicamente deboli, lo strumento di collaborazione remota Zoom ha visto un aumento del 15% dei download per singolo giorno.
Il lavoro a distanza può sicuramente giovare a un’azienda, incoraggiando una maggiore collaborazione e condivisione delle conoscenze. Ecco perché la sua adozione è cresciuta significativamente negli ultimi anni. Infatti, il mercato globale della sincronizzazione e condivisione dei file aziendali dovrebbe raggiungere 24,4 miliardi di dollari entro il 2027, rispetto ai 3,4 miliardi del 2018.
Tuttavia, una soluzione sbagliata può mettere a rischio le imprese se queste non affrontano il tema della sicurezza e della privacy dei dati. Per contrastare questa situazione, le aziende devono implementare la sincronizzazione sicura dei file e condividere le tecnologie in modo che i dipendenti possano lavorare da casa e al contempo accedere e trasferire i dati in modo sicuro e protetto.
Cos’è la tecnologia di sincronizzazione e condivisione dei file?
La tecnologia di sincronizzazione e condivisione dei file è progettata pensando al moderno panorama professionale; uno scenario in cui la forza lavoro si affida a più dispositivi e alla flessibilità della posizione per massimizzare la produttività. Questa tecnologia offre alle società il potere di condividere i file su più dispositivi e con più persone utilizzando la sincronizzazione e archiviando i documenti in un deposito di dati affidabile, al quale i dipendenti possono accedere da remoto e da qualsiasi dispositivo.
Rischi per la sicurezza associati al lavoro a distanza
Storicamente, le politiche di lavoro a distanza sono sempre state un argomento delicato per le imprese. Mentre alcuni datori di lavoro temono che il lavoro a distanza crei un calo delle prestazioni dei dipendenti, oggi la preoccupazione maggiore è – in realtà – quella di mettere in sicurezza i fondamentali dati proprietari su cui fanno affidamento le moderne organizzazioni.
Per ciò che concerne la rete aziendale, i team IT possono facilmente proteggere i dispositivi dei professionisti, ma ciò diventa molto più difficile da fare quando un dipendente accede al sistema dall’esterno della rete.
Al di fuori della rete aziendale, i dispositivi sono facilmente soggetti agli attacchi di terze parti e di criminali informatici. Attaccare questi endpoint non tutelati può rivelare ai criminali informatici le credenziali di accesso del dipendente, creando così ai medesimi un varco per accedere al sistema delle società o persino per utilizzare il virus informatico per bloccare i dati aziendali. Cosa che è accaduta al servizio NextCloud lo scorso autunno.
Vantaggi della sincronizzazione e condivisione sicura dei file
Le soluzioni create per garantire la sincronizzazione e la condivisione sicura dei file offrono alle società la flessibilità necessaria per consentire la collaborazione e la produttività dei dipendenti, garantendo al contempo al reparto IT il controllo sulla protezione dei dati aziendali. Ecco alcuni dei modi in cui la sincronizzazione sicura dei file e la condivisione della tecnologia proteggono e rafforzano le imprese:
- Condivisione sicura dei file – È risaputo che quando non viene fornita una soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file, i dipendenti ricorrono spesso all’uso dei propri dispositivi e strumenti personali. Operando al di fuori del controllo dei dipartimenti IT, questi sono intrinsecamente poco sicuri e mettono a rischio i dati sensibili dell’azienda. Con la sincronizzazione e la condivisione sicura, invece, i dipendenti possono facilmente accedere ai file aziendali mentre l’IT mantiene la privacy e la sicurezza dei dati.
- Accesso facile, in qualsiasi momento – Oggi molte organizzazioni iniziano a vedere la giornata lavorativa in modalità meno standardizzata (con orari di entrata e uscita) e hanno adottato un formato che supporta i vari programmi e stili di vita dei propri dipendenti. Con la sincronizzazione e la condivisione sicura dei file, i dipendenti non sono più vincolati a un singolo dispositivo aziendale per essere produttivi.
- Prevenzione della perdita di dati e ripristino di emergenza – Quando i dati aziendali sono archiviati centralmente, sono meglio protetti dal rischio di perdite di dati causati, ad esempio, da un attacco informatico, un errore del dipendente o un dispositivo smarrito o rubato. Con una soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file, i dati aziendali sensibili vengono mantenuti in sicurezza e protetti.
- Agile collaborazione – I servizi di sincronizzazione e condivisione dei file si stanno adattando non solo per proteggere i dati dell’azienda, ma anche per favorire la collaborazione da remoto dei dipendenti. Gli strumenti di sincronizzazione e condivisione oggi forniscono agli utenti quanto necessario per visualizzare in anteprima e modificare i file nel browser, cercare e trovare documenti e versioni specifiche. In questo modo tutti i dipendenti possono essere operativi sulla stessa versione di un documento.
Considerazioni finale
Mentre le emergenze globali come l’epidemia di coronavirus possono evidenziare i vantaggi di una politica di lavoro a distanza, l’uso di strumenti di collaborazione efficaci e sicuri dovrebbe essere inteso come parte di una più ampia riflessione. Man mano che un numero crescente di organizzazioni adotta politiche di lavoro da remoto, i team IT e i Managed Service Provider (MSP) che forniscono assistenza a queste aziende dovrebbero adottare le soluzioni di sincronizzazione e condivisione dei file.
Per aiutare le società a introdurre criteri di lavoro da remoto in modo sicuro, i MSP possono offrire ai propri clienti business Acronis Cyber Files Cloud, una soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file sicura che include crittografia end-to-end, controlli utente e sequenze cronologiche di informazioni.
Allo stesso modo, le organizzazioni che non fanno affidamento su un MSP possono scegliere Acronis Cyber Files Advanced, una soluzione di condivisione dei file facile, completa e sicura che rende gli utenti più produttivi e offre all’IT il controllo completo sui contenuti per garantire sicurezza, mantenere la conformità e abilitare la politica aziendale BYOD (Bring Your Own Device).
