Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Emea Limited in Italia
Scatole. Cartelle. Disordine. Ne siamo circondati e continua a aumentare. Un giorno, abbiamo solo qualche documento in giro, tre settimane dopo, la nostra casa assomiglierà a quella degli accumulatori seriali.
Ma non si deve per forza arrivare a quel punto. Sì, combattere il disordine crescente è una battaglia, ma è una battaglia che si può vincere. Tutto ciò che serve sono alcune strategie concrete e una buona dose di forza di volontà.
Seguire i consigli di Marie Kondo
Marie Kondo è una consulente organizzativa giapponese e un fenomeno di Internet, famosa per la sua surreale e rilassante serie Netflix, “Mettere in ordine con Marie Kondo”. Parte del suo successo deriva dal fatto di possedere strategie per tutto, dalla sistemazione dei cassetti dei calzini, alla pulizia dei garage a lungo trascurati.
Il suo motto è ormai celebre: “Scintilla di gioia?” Questa domanda spiega il suo approccio ai lavori di casa, ma è una domanda che può essere applicata anche ad altri settori, in particolare nella zona della casa adibita a ufficio.
Mentre riorganizziamo l’ufficio o la camera da letto è bene chiedersi davanti a ogni oggetto “Ne abbiamo davvero bisogno? Potremmo vivere senza?” In base alla risposta, sapremo se dovrà mantenere la sua posizione sulla scrivania o potrà essere gettato nel cestino della spazzatura.
Pensare in verticale
Se lavoriamo o viviamo in un ambiente piccolo, archiviare documenti non sarà così comodo. Una possibile soluzione è di posizionare scaffali e librerie negli spazi inutilizzati della stanza, per ottimizzare aree altrimenti inutilizzate.
Il modo migliore per farlo è pensare in verticale. Non appoggiare un oggetto sul pavimento, ma considerare la possibilità di installare delle mensole sopra la scrivania. Se si vive in un appartamento in affitto, o il capo ufficio non vi permette di bucare la parete, un forte adesivo da costruzione sarà la soluzione, disponibile nei negozi di ferramenta e facile da rimuovere in seguito con un asciugacapelli e un raschietto per vernice.
Se avete budget a disposizione, considerate la possibilità di sostituire l’arredamento esistente – come librerie e armadi – con mobili più alti. Sarà un po’ costoso, ma lo è anche trasferirsi in una casa più grande o affittare un ufficio più spazioso.
Ottimizzare lo spazio a disposizione
Il disordine è inevitabile e generalmente tende ad accumularsi nei luoghi dove si trascorre più tempo. La scrivania, il tavolo della cucina e persino tra i nostri piedi mentre guardiamo le repliche di Abito da Sposa Cercasi.
Il modo migliore per gestire gli oggetti che ci circondano è di utilizzare lo spazio esistente nel modo più efficiente possibile. Ad esempio, se abbiamo documenti e posta da gestire fisicamente, potremmo investire in un contenitore per le lettere. Se la scrivania è piena di cavi, possiamo raccoglierli e ordinarli con un accessorio dedicato e se le riviste ci opprimono, possiamo prendere in considerazione l’acquisto di un organizer di cartone a buon mercato.
Gestire le scartoffie
Anche nell’era digitale la carta rimane un nemico insistente. Estratti conto cartacei della banca o della carta di credito, bollette, moduli per la scuola dei figli, autorizzazioni per le gite e molto altro ancora. Questi documenti sono estremamente importanti, ma è davvero necessario conservare l’originale cartaceo? In molti casi, no.
Ed è una buona cosa, per due motivi: in primo luogo, i documenti sono una delle manifestazioni più comuni del disordine. In secondo luogo, digitalizzarli è veramente facile. Con una soluzione scanner, anche portatile, potrete creare una copia digitale e archiviarla online e poi, senza rimpianti, cestinare l’originale.
Fidatevi, il vostro ufficio vi ringrazierà.
