Articolo di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Emea Limited in Italia
Si ritiene che il termine “ufficio senza carta” sia stato introdotto per la prima volta nel 1978. Il concetto, soprattutto in ambiente digitale, ha perfettamente senso. Riduce la spesa per i documenti fisici e lo spazio necessario per conservarli, aiuta l’ambiente e mantiene i dati accessibili in formato digitale. Ma, a distanza di 40 anni, non ha ancora raggiunto un’adozione diffusa. Infatti, si stima che la persona media negli USA, in Giappone e in Europa utilizzi ogni anno 250-300 chili di carta. Il consumo di carta è in parte psicologico, con l’80,5% dei lavoratori che scelgono attivamente di prendere appunti su carta piuttosto che in digitale perché è una sensazione che preferiscono.
Questo uso continuo della carta è prevalente in molti settori, con le imprese legali e finanziarie, ad esempio, che richiedono ancora versioni cartacee di contratti e fatture come prova di un processo o una spesa. Nel settore sanitario, la maggior parte delle cartelle cliniche dei pazienti sono ancora cartacee, mentre anche le start-up utilizzano la carta per gestire gli estratti conto aziendali, le fatture e i documenti assicurativi. Il fatto è che la carta è istituzionalizzata in tutte le aziende; tuttavia, affinché le organizzazioni diventino più efficienti e solide, sono necessari maggiori progressi.
Il problema della carta
Non è del tutto sorprendente che il sogno senza carta non sia stato ancora realizzato. Inventata per la prima volta oltre 2.000 anni fa, gli esseri umani la utilizzano da così tanto tempo che è ormai una parte integrante e fondamentale della società. L’impostazione tradizionale dell’ufficio incoraggia attivamente l’uso della carta – dalla presentazione delle fatture e delle spese alla firma dei contratti, è ancora vista come l’unico modo per rendere ufficiale un documento. Ma questa mentalità deve cambiare.
Un’altra questione è che la tecnologia che ci permette di operare senza carta esiste da relativamente poco tempo e cambiare le abitudini richiede pazienza e perseveranza. Un approccio più realistico consiste nell’esaminare come la carta possa essere utilizzata in modo più efficiente, oltre a varare iniziative digitali per ridurre i volumi totali, consentendo una transizione graduale verso un ambiente con meno carta e non completamente privo. Secondo il rapporto Quocirca Print 2025, l’81% delle PMI ritiene che la digitalizzazione dei processi basati su carta avrà un ruolo importante nel guidare la loro trasformazione digitale entro il 2025, eppure solo il 50% utilizza attualmente l’acquisizione dei documenti e altri meccanismi di workflow. Lo scollamento tra l’obiettivo e la realtà è un esempio eloquente del perché un approccio senza carta sia più realistico di un mondo paperless.
Come anticipare il cambiamento delle esigenze sul lavoro
È importante che i rivenditori e la comunità document-capture riconoscano che tale cambiamento non può avvenire dall’oggi al domani, ma deve essere un processo graduale che consenta agli utenti di trasformarsi ognuno al proprio ritmo. Invece dell’ufficio senza carta, l’obiettivo dovrebbe essere quello di aiutare le persone a trovare modi di lavoro più intelligenti per gestire la carta in modo più efficace, liberando i benefici che i dati in essa contenuti possono offrire.
Adottando un approccio di cambiamento graduale verso il paperless, le organizzazioni saranno meglio posizionate per raggiungere questo obiettivo, e i rivenditori avranno più opportunità man mano che l’azienda procede in questo percorso. Il primo passo potrebbe essere, ad esempio, un progetto di aggiornamento dei sistemi IT che consentirà al personale di eseguire il backup dei documenti di archivio e di conservarli virtualmente, prima di avviare un ulteriore progetto per elaborare ed estrarre i dati dalle copie digitali. Non è un processo veloce, ed è importante che i clienti comprendano che ci vorranno tempo e investimenti.
Prendere decisioni aziendali intelligenti
Molte organizzazioni hanno storicamente registrato un elevato uso della carta e hanno messo i documenti in archivio senza necessariamente considerare l’importanza delle informazioni contenute. Informazioni che devono essere elaborate affinché siano di valore per l’azienda, ma l’inserimento manuale dei dati in fogli di calcolo e database può richiedere molto tempo. È quindi importante integrare un certo grado di automazione, resa possibile dalla Robotic Process Automation (RPA) che consente di automatizzare le attività manuali, liberando il personale per concentrarsi su altro. Può, ad esempio, integrarsi con soluzioni di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) al fine di automatizzare il popolamento di un database utilizzato successivamente per prendere decisioni migliori.
Tanto importante quanto la realizzazione dei progetti è garantire che i clienti possano vedere benefici concreti. Prima, durante e dopo ogni attività, tutti coloro che potrebbero essere interessati a una nuova implementazione IT devono essere in grado di vedere come l’elaborazione di carta e dati diventi più efficiente o vantaggiosa.
Anche se spesso viene ancora profetizzato, l’ufficio senza carta è un sogno infranto. L’obiettivo dovrebbe invece essere quello di aiutare le organizzazioni a utilizzare la carta a loro vantaggio. I rivenditori si trovano oggi in una posizione unica per rendere questo approccio una realtà. Lavorando con le aziende per liberare il potenziale dei dati contenuti nella carta, possono creare soluzioni che consentano agli utenti di trovare un modo più intelligente di lavorare.
