Si parla sempre più spesso di “Smart Working” (o Lavoro Agile) e di come questo approccio stia prendendo sempre più piede tra le aziende italiane. Basti pensare che nel 2018 sono stati coinvolti oltre 480mila lavoratori, in crescita del 20% rispetto all’anno precedente, nei quali è stato riscontrato un aumento del 15% sull’effettiva produttività e una riduzione del 20% sul tasso di assenteismo sul lavoro[1]. Ma cos’è davvero lo smart working? Molti pensano riguardi solamente il lavoro da casa ma in realtà si tratta di una filosofia fondata sul concetto di flessibilità, che può essere applicato a ogni attività, indipendentemente dal fatto che svolta in ufficio o da remoto.
Atlassian – società specializzata in soluzioni di team collaboration e più volte premiata come Best Place to Work – ha fatto di questo approccio un vanto oltre che un marchio di fabbrica, promuovendo uno stile di lavoro basato su una maggiore produttività, che pone alla base un approccio aperto e la condivisione delle conoscenze con il proprio team. Per questo motivo ha stilato una lista di consigli per migliorare la produttività e il benessere in ufficio.
1 • BASTA MULTITASKING
Un tempo, il multitasking era considerato segno di grande efficienza e rendimento nel lavoro. Oggi invece non è più così: i neuroscienziati del MIT di Cambridge hanno infatti dimostrato che gestire più mansioni contemporaneamente riduce la produttività fino al 40%. Perciò, smetti di tenere aperte decine di schede nel browser contemporaneamente! Meglio piuttosto suddividere ogni progetto in singole attività, stabilendo un limite di tempo necessario a completarle. Per prima cosa, esci dalla logica di far tutto da solo: spesso è deleterio e non si raggiunge il risultato sperato. Meglio suddividere chiaramente i task con gli altri membri del team e lavorare in parallelo. Ricorda poi, di dare priorità ai compiti che richiedono il contributo di altre persone per il completamento, in modo da finire la tua parte di lavoro e consegnarla al collega che seguirà altre fasi del progetto.
2 • SUDDIVIDI IL LAVORO IN COMPITI REALIZZABILI
Se hai a che fare con un progetto articolato, il modo migliore per gestire la complessità è imparare a definire quali sono i compiti da svolgere per il trimestre, suddividendoli poi in obiettivi mensili e settimanali (e perché no, anche giornalieri se il progetto lo consente). Per gestire il flusso delle attività e tenere tutto sotto controllo, puoi aiutarti con strumenti come una lavagna da tenere in ufficio, un block notes o la bacheca condivisa di un software di team working. Qualunque sia il mezzo prescelto, è importante flaggare gli elementi una volta completati per dedicarsi a quelli successivi, ma soprattutto fare in modo che tutti i membri del team siano sempre allineati sulle attività in corso.
3 • CANCELLA LE RIUNIONI (INUTILI)
Siamo tutti ossessionati da agende piene di meeting ma… c’è davvero bisogno di entrare in una stanza e parlare per 30 minuti dello stato di avanzamento di un progetto, quando si potrebbe semplicemente guardare la bacheca condivisa e scambiare commenti per iscritto? Le riunioni ricorrenti fanno sprecare tantissimo tempo prezioso e spesso non aggiungono valore alle proprie attività. Se vuoi compiere ”un atto di coraggio” e tentare di lavorare in maniera davvero smart, prova a cancellare tutti i meeting ricorrenti nel prossimo trimestre: una volta fatto, chiedi agli organizzatori di rimandare solo gli inviti alle riunioni per le quali la tua presenza è davvero richiesta. In questo modo si potrebbero smaltire tutte le fastidiose notifiche relative a progetti già chiusi, e ci si può concentrare solo sugli incontri durante i quali portare avanti in maniera concreta i progetti attualmente in corso.
4 • CREA UN PROGRAMMA (E SEGUILO)
Una volta definito il programma di ciò che bisogna fare, bisogna…passare all’azione! A volte sprechiamo più energia preoccupandoci di fare qualcosa piuttosto che attivarci concretamente nel farla. David Allen, autore del libro “Getting Things Done” ed esperto su gestione del tempo e produttività al lavoro, dice che la mente è fatta per avere idee, non per conservarle. Allen sostiene l’importanza delle liste per raccogliere ed elaborare tutto ciò che è necessario realizzare in un giorno. A volte ci si impantana così tanto nella necessità di rendere la lista perfetta, di seguire pedissequamente le istruzioni o di rendere la nostra scrivania perfetta, da dimenticare che il fatto stesso di iniziare a svolgere un compito significa essere ad un passo dall’averlo completato.
5 • LAVORA DA CASA (SE PUOI) e SFRUTTA AL MEGLIO IL TEMPO PER ANDARE IN UFFICIO
La vita da pendolare è un altro fattore che consuma molto tempo e contribuisce ad aumentare lo stress di molte persone. Per ridurre questi effetti l’ideale sarebbe negoziare una giornata fissa di lavoro da casa (o “WFH” come abbreviano gli anglofoni, da Work From Home), una o due volte alla settimana. Nei giorni in cui è indispensabile recarsi un ufficio cerca di impiegare al meglio il tempo del tragitto, sfruttandolo per delle attività che contribuiscano all’arricchimento della vita lavorativa, come imparare nuove conoscenze tramite l’ascolto di un podcast o di un audiolibro, oppure concentrandoti sul benessere personale, per esempio utilizzando delle app che offrono meditazioni guidate per il relax.
CONCLUSIONE Tra attività svolte contemporaneamente e interminabili riunioni, spesso quello che sfugge è capire a quali progetti dare la priorità. Bisogna mettere da parte le attività a basso impatto, per concentrarsi su quelle veramente importanti. Per individuare quali sono le attività ad alto valore aggiunto e quali quelle che distraggono dal raggiungimento dei propri obiettivi, possono essere utili gli indicatori OKR (Objectives and Key Results). E questo non vale solo per le attività in ufficio, ma anche per la vita di tutti i giorni. Se un’attività non porta gioia e non aiuta a progredire verso i propri obiettivi, è meglio lasciarla stare! Più facile a dirsi che a farsi, ma con il tempo questa pratica si rivelerà molto utile nella definizione del proprio equilibrio tra sfera privata e professionale.
