Che si tratti di business, finanza, marketing o HR, ogni decisione è presa a partire dall’analisi dei dati. Ma non si tratta solo di trovare ed elaborare queste informazioni, bensì anche di estrapolarle e comunicarle attraverso efficaci presentazioni PowerPoint.Suggerimenti? Pensare come un designer e raccontare una storia.
Nel lavoro, così come nella vita di tutti i giorni, ogni decisione presa è frutto di un’analisi approfondita delle circostanze, siano esse informazioni, intuizioni, numeri e previsioni future. Oggigiorno, infatti, è indispensabile munirsi di tutti i dati a disposizione prima di prendere una decisione importante, specie se da questa dipende il successo (o il fallimento) del nostro business.
Dati, imprescindibili per ogni tipologia di business
La fame di dati a supporto delle decisioni, secondo Maurizio La Cava, fondatore della metodologia Lean Presentation Design e docente di “Pitch & Presentation Strategies” al Politecnico di Milano, è indispensabile a prescindere dal ruolo che si ricopre in azienda, dall’accounting alle risorse umane, dalla finanza al marketing.
Gli analytics, infatti, costituiscono la colonna portante del cosiddetto decision making strategico di ogni realtà strutturata, ragion per cui esistono figure professionali specializzate proprio nell’estrapolazione, interpretazione, elaborazione e comunicazione dei dati. Ma come riuscire a presentare una grande mole di informazioni, più o meno rilevanti, senza rischiare di risultare noiosi o poco comprensibili?
Data Storytelling: pensare come un designer per ottimizzare l’esperienza del pubblico
Il Data Storytelling per le presentazioni in PowerPoint, metodo implementato da La Cava, è una strategia di visualizzazione e comunicazione efficace dei dati, che, partendo da un certo numero di insight, aiuta a realizzare un equivalente numero di slide, una per dato, in modo che queste creino valore a partire dal dato stesso. Come? Pensando come un designer, ovvero ottimizzando l’esperienza dell’utente-pubblico, rendendo la presentazione intuitiva e chiarendo, sin dal principio, lo scopo di quella informazione.
“Come disse James Gibson nel suo ‘Approccio ecologico alla percezione visiva’, il concetto di affordance, cioè invito all’uso, è la qualità di un oggetto (o, nel nostro caso, di un dato) che suggerisce alle persone le azioni appropriate per manipolarlo – spiega Maurizio La Cava, anche CEO e co-founder di MLC Presentation Design – Inoltre, per quanto le storie abbiano una notevole forza comunicativa, ritengo che a fare davvero la differenza sia la struttura narrativa alla base di una presentazione Power Point, composta da un’introduzione, dalla presentazione del problema, dallo svolgimento, nel quale viene esposta una possibile strada da intraprendere sulla base dei dati disponibili, e dalla conclusione”.
Costruire una storia in cui è il dato il protagonista
Si tratta, quindi, di costruire una storia intorno alla presentazione visiva, avendo cura di non incappare in dettagli fuorvianti e poco rilevanti allo scopo e di basare il tutto su una logica intuitiva di fondo, in modo che le informazioni contenute nelle slide non possano essere intese in altro modo rispetto alle nostre intenzioni.
Un altro errore nel quale spesso si cade è quello di eccedere nelle informazioni di circostanza, o nel racconto del percorso che ha portato alla raccolta di un dato, senza approfondire quel dato e la sua importanza. “Spesso si tende a presentare il lavoro che si ha fatto per raggiungere un risultato più che il risultato in sé, spinti dall’orgoglio che proviamo per quel lavoro – conclude La Cava – Tuttavia, è solo il dato che conta ed è solo il dato a dover essere protagonista della nostra presentazione”.
In conclusione, una volta compreso il contesto nel quale andiamo a presentare e selezionata la modalità di visualizzazione che più si adatta a un’esposizione efficace e dritta al punto, è il momento di vestire i panni del designer, raccontando al pubblico una storia costruita su basi logiche e intuitive, che porti l’ascoltatore a comprendere, senza fatica, l’obiettivo del nostro discorso e l’utilità principale delle informazioni che abbiamo raccolto.
