Conservazione a norma 2024: il white paper di Intesa Kyndryl per districarsi tra le nuove normative. Il nuovo eIDAS 2.0 – che introduce la conservazione a norma nei servizi fiduciari – apre ad un nuovo scenario di interoperabilità aziendale, estesa nell’ambito dei Paesi Europei: l’aggiornamento datato novembre 2023 pone quindi le basi per la creazione di un european digital market.Intesa (Kyndryl) propone un servizio in modalità SaaS potenziato con una soluzione di disaster recovery, a protezione dei dati, e un team di esperti per ogni aggiornamento tecnico e normativo del settore
Nel costante processo di digitalizzazione dei processi aziendali un passo importante è stato fatto dalla recente revisione eIDAS 2.0 che ha introdotto a novembre 2023 la standardizzazione della conservazione a norma dei documenti informatici, tra cui anche quelli rilevanti ai fini fiscali, con l’obiettivo di uniformare le procedure UE, oltre a semplificare e rendere sicuro lo scambio di dati sensibili tra le diverse nazioni. Ma attenzione: è importante che la procedura sia gestita da realtà certificate AgID e che si sviluppi secondo passaggi standard che ne garantiscano la validità a norma di legge. La soluzione di Intesa, società del Gruppo Kyndryl, si inserisce in questo scenario, posizionando l’azienda ancora una volta come abilitatore della transizione digitale per le imprese. Il servizio Intesa nello specifico si basa su una solida infrastruttura proprietaria sempre aggiornata, certificata e protetta e una modalità di servizio SaaS (Software As a Service).
La conservazione a norma dei documenti. Cos’è e come funziona
Innanzitutto, è utile precisare che cosa si intende per “conservazione a norma”. Si tratta di un servizio che, in conformità alle direttive AgID, garantisce nel tempo protezione, sicurezza e validità probatoria per ognuno dei documenti digitali archiviati all’interno di un sistema digitale. Come? Per certificare l’autenticità e l’integrità dei documenti, è necessario apporre un sigillo elettronico qualificato e successivamente una marca temporale all’Indice del documento oggetto di conservazione, a supporto della sua validità ed efficacia probatoria. Occorre utilizzare un’infrastruttura e una piattaforma d’avanguardia che consentano di gestire in modo sicuro tutti i documenti (e quindi i dati in essi contenuti), rendendoli rapidamente rintracciabili e disponibili, per far fronte a eventuali esibizioni ai fini fiscali o legali.
La conservazione a norma dei documenti: i riferimenti normativi
Da gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee Guida AgID: il testo normativo, pubblicato secondo l’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, disciplina le fasi di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici per la PA e per i privati, oltre a disporre per ogni documento, un sistema in grado di garantire:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
Nel novembre 2023, è stata approvata la revisione eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) 2.0
che include definitivamente la conservazione digitale nell’elenco dei servizi fiduciari. Una manovra che ha aperto a un nuovo capitolo sul fronte dell’archiviazione elettronica e sull’ampliamento delle soluzioni per una maggiore interoperabilità tra i sistemi europei, superando le singole strutture normative nazionali. L’obiettivo generale è stato infatti quello di unificare il panorama delle identità digitali in termini di diffusione, ux e sicurezza, ma anche di riportare la sovranità dei dati personali nelle mani dei cittadini – in linea con la GDPR e in contrasto con la gestione delle informazioni da parte delle big tech – oltre a garantire parità di condizione nell’utilizzo dei servizi fiduciari all’interno dell’UE. Nello specifico con l’introduzione della standardizzazione della conservazione a norma dei documenti, lo scopo è stato quello di aumentare la portabilità e l’integrabilità dei servizi fiduciari all’interno dell’UE, facendo un ulteriore passo avanti per creare un unico european digital market.
La soluzione di Intesa (Kyndryl) e i 7 elementi chiave per la conservazione a norma
Intesa eroga il proprio servizio di conservazione in modalità SaaS (Software As a Service) su un’infrastruttura proprietaria sempre aggiornata, certificata e protetta secondo elevati standard qualitativi, che è inoltre potenziata con una soluzione di disaster recovery. Ovvero, l’infrastruttura hardware è impostata su ambienti in alta affidabilità, con garanzia di sicurezza fisica e logica contro intrusioni e accessi non autorizzati, basata su sistema di Storage Area Network.
Il processo di gestione del documento avviene in ottica end-to-end per garantirne integrità, sicurezza e leggibilità con il minimo impatto sulle attività aziendali ed è composto da 7 elementi chiave:
- elaborazione dei documenti;
- attività di pre-ingest, preparatorie alla conservazione;
- metadatazione, fase di associazione di informazioni al documento informatico per poterlo correttamente formare, gestire e conservare in conformità alla legge;
- gestione dei pacchetti informativi, nelle fasi di versamento, archiviazione e distribuzione
- interfaccia semplificata di pubblicazione, consultazione ed esibizione con riferimento al singolo documento ;
- presidio tecnico-normativo costante, sia in ambito italiano che estero. Il monitoraggio è garantito grazie al supporto tecnico di Intesa e si basa sulla continua analisi di specifici KPI, e sull’aggiornamento continuativo del contesto normativo di settore;
- dashboard per il controllo e la verifica semplificata da parte del Responsabile del Servizio e del Responsabile della Conservazione
“Conservare i documenti aziendali in modalità digitale comporta un importante risparmio in termini di costi, oltre che di spazi fisici e un significativo efficientamento per l’azienda” commenta Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant di Intesa. “Affidare questo processo a un Conservatore Qualificato, inoltre, significa mettersi al riparo da eventuali attacchi hacker e contare su procedure che impediscono la perdita di informazioni. Non ultimo, poter contare su un gruppo di esperti in materia di normative, tecnologia e processi consente di dormire sonni tranquilli per tutta la durata della conservazione di ogni documento, ovvero almeno dieci anni, nel caso di documenti a rilevanza fiscale, ma anche per periodi più lunghi richiesti dalle normative oppure da specifiche esigenze di business o di settore”.
Per conoscere e approfondire il tema, rimanendo aggiornati è possibile consultare il white paper completo alla seguente pagina: https://www.intesa.it/conservazione-whitepaper/
